Checklist: Welke documenten zijn nodig voor een nalatenschap in Spanje?

Om een erfenis in Spanje correct af te wikkelen, vereist de Spaanse wetgeving een specifiek dossier met gelegaliseerde documenten. In de basis heeft u altijd drie kernstukken nodig: een bewijs van overlijden, een bewijs van erfopvolging (testament of erfrechtverklaring) en een bewijs van activa (eigendomstitels en bankzaken), allen voorzien van een NIE-nummer voor de erfgenamen.

Het verzamelen van de juiste documentatie is de eerste en belangrijkste stap in het Spaanse erfrechtproces. Onvolledige of onjuist vertaalde documenten leiden direct tot vertraging bij de notaris en mogelijke boetes wegens het niet tijdig indienen van de erfbelasting (binnen 6 maanden). Hieronder vindt u de definitieve lijst met vereisten.

Beluister ook onze podcastaflevering over het nut van een Spaans testament.

1. Akte van overlijden (Certificado de Defunción)

U moet officieel bewijzen dat de erflater overleden is door middel van een originele overlijdensakte. Voor gebruik in Spanje adviseren wij met klem om direct een Internationale Overlijdensakte aan te vragen.

Indien u een standaard nationale akte gebruikt, bent u verplicht deze door een beëdigd vertaler naar het Spaans te laten vertalen en te laten voorzien van een Apostille van Den Haag. Een internationale akte (meertalig model) wordt direct aanvaard door de Spaanse autoriteiten, wat u aanzienlijke vertaal- en legalisatiekosten bespaart.

• Actie: Vraag de internationale akte op bij de dienst Burgerlijke Stand van de gemeente waar de erflater is overleden.

2. Bewijs van uiterste wil: Is er een testament?

De procedure verschilt afhankelijk van of er een Spaans of een buitenlands (Belgisch/Nederlands) testament is opgemaakt. Het doel is onomstotelijk vaststellen wie de rechtmatige erfgenamen zijn.

Situatie A: Er is een Belgisch of Nederlands testament

Indien de erflater enkel in het thuisland een testament opmaakte, dient u dit document voor te leggen aan de Spaanse notaris. Dit proces vereist drie stappen:

1. Beëdigde vertaling van het testament naar het Spaans.

2. Legalisatie via een Apostille.

3. Een bewijs van registratie uit het Centraal Register van Testamenten (CRT) in België of Nederland, waaruit blijkt dat dit daadwerkelijk het laatste testament is. Ook dit document moet beëdigd vertaald worden.

Situatie B: Er is een Spaans testament

Het hebben van een Spaans testament versnelt de afwikkeling van een nalatenschap gemiddeld met 4 tot 6 weken. U heeft in dit geval geen dure vertalingen of apostilles nodig voor het testament zelf. U dient het originele afschrift mee te nemen. Indien u dit niet heeft, vragen wij een kopie op (de copia autorizada) bij de notaris die het destijds verleed. Daarnaast is een uittreksel uit het Spaanse testamentenregister (Registro General de Actos de Última Voluntad) vereist om de geldigheid te bevestigen.

Expert tip: “Als de overledene woonachtig was in België, valt het Spaans vastgoed automatisch onder het Belgisch recht.

Lees meer over een Spaans testament voor niet-residenten.

3. Geen testament: De Europese Erfrechtverklaring

Bij gebrek aan een testament wordt de erfopvolging vastgesteld via de Europese Erfrechtverklaring (ECS – European Certificate of Succession). Dit is het standaarddocument binnen de EU (Verordening 650/2012) om uw hoedanigheid als erfgenaam in Spanje te bewijzen.

Hoewel de Belgische ‘akte van erfopvolging’ ook wordt aanvaard, leidt dit in de praktijk vaak tot discussie bij Spaanse registratiekantoren, waardoor alsnog een dure beëdigde vertaling en apostille nodig zijn. De Europese Erfrechtverklaring wordt direct door de Spaanse notaris erkend zonder legalisatie, wat de rechtszekerheid vergroot. De notariaten vragen wel een beëdigde vertaling van de Europese Erfrechtverklaring.

• Te verkrijgen bij: Uw notaris in België of Nederland.

4. Documenten betreffende Activa en Passiva

Om de belastbare basis voor de Spaanse erfbelasting (Impuesto sobre Sucesiones) te berekenen, moet u alle bezittingen en schulden op Spaans grondgebied documenteren.

Zorg dat u de volgende stukken verzamelt:

• De eigendomsakte (Escritura de Compraventa): Het originele aankoopbewijs van het vastgoed.

• Bankcertificaten: Een officieel saldo-attest van de Spaanse bankrekening(en) op datum van overlijden.

• IBI-aanslag (Impuesto sobre Bienes Inmuebles): Het aanslagbiljet van de jaarlijkse gemeentebelasting (onroerende voorheffing).

  • Waarom nodig? De kadastrale waarde (valor catastral) op dit biljet is cruciaal voor de berekening van de gemeentelijke meerwaardebelasting, de Plusvalía Municipal.

• Facturen van kosten: Begrafeniskosten of openstaande facturen kunnen in mindering worden gebracht op de nalatenschap.

5. NIE-Nummers voor alle erfgenamen

Zonder NIE-nummer (Número de Identidad de Extranjero) kan een erfgenaam in Spanje geen eigendom op naam krijgen en kan de nalatenschap niet notarieel worden verleden.

Elke erfgenaam, ongeacht leeftijd, moet over een eigen, geldig NIE-nummer beschikken. Dit fungeert als uw fiscaal identificatienummer bij de Spaanse belastingdienst (Hacienda).

• Aanvraag: Via volmacht, het Spaanse consulaat in Brussel/Amsterdam of lokaal bij de Policia Nacional in Spanje.

• Let op: De doorlooptijd voor een afspraak kan oplopen tot enkele weken. Vraag dit tijdig aan.

Hier vindt u meer informatie over het aanvragen van een NIE-nummer.

Praktische afwikkeling en termijnen

Wanneer het dossier compleet is, wordt de Escritura de Aceptación de Herencia (akte van aanvaarding) ondertekend bij de Spaanse notaris. Na ondertekening moeten de erfbelasting en de Plusvalía Municipal betaald worden voordat inschrijving in het Eigendomsregister (Registro de la Propiedad) plaatsvindt.

Confianz begeleidt dit proces van A tot Z. Doorgaans werken wij met een notariële volmacht. Hiermee hoeft u niet persoonlijk naar Spanje af te reizen voor de ondertekening en administratieve afhandeling.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Welke documenten heb ik minimaal nodig om een erfenis in Spanje te starten? De minimale vereisten zijn de internationale overlijdensakte, een bewijs van erfopvolging (testament of Europese erfrechtverklaring), de eigendomsakte van de woning en de NIE-nummers van alle erfgenamen.

Moet ik alle documenten laten vertalen naar het Spaans? Niet alles. Een internationale overlijdensakte is geldig zonder vertaling. Nationale documenten (zoals een akte van erfopvolging) vereisen echter altijd een beëdigde vertaling en een Apostille van Den Haag.

Wat is de deadline voor het indienen van de erfbelasting in Spanje? U heeft 6 maanden na de datum van overlijden om de Spaanse erfbelasting aan te geven en te betalen. Overschrijdt u deze termijn, dan rekent de Spaanse fiscus (Hacienda) toeslagen en verwijlinteresten aan. Uitstel van 6 maanden is mogelijk, mits aangevraagd binnen de eerste 5 maanden.

Kan ik de Spaanse erfenis regelen zonder naar Spanje te reizen? Ja, dat is de standaard werkwijze voor niet-residenten. Via een notariële volmacht (verleden bij uw notaris in België/Nederland of in Spanje) kan een gespecialiseerd kantoor zoals Confianz de volledige afwikkeling, belastingbetaling en registratie voor u uitvoeren.

Over de auteur: Glenn Janssens is jurist en gespecialiseerd in Spaanse vastgoedtransacties en fiscale regelgeving. Sinds 2017 helpt hij Belgische en Nederlandse particulieren en ondernemers bij het veilig aankopen en structureren van vastgoed in Spanje. Hij begeleidt dossiers van A tot Z: van due diligence, eigendoms- en belastingcontrole tot vermogensplanning en optimalisatie voor residenten en niet-residenten. Dankzij zijn jarenlange ervaring, honderden behandelde dossiers en focus op transparante communicatie maakt Glenn complexe Spaanse wetgeving begrijpelijk en praktisch toepasbaar voor elke vastgoedkoper.

Confianz kan u bijstaan met de afwikkeling van de nalatenschap in Spanje. Met een notariële volmacht kunnen wij u bovendien vertegenwoordigen in Spanje en de overdracht volledig afhandelen.