De notariële volmacht: voordelen in Spanje

Een notariële volmacht (in het Spaans: Poder Notarial) is een officieel, juridisch instrument waarmee u een wettelijke vertegenwoordiger de bevoegdheid geeft om namens u vastgoedtransacties en administratieve handelingen in Spanje te verrichten.

Beluister op Youtube, Spotify of Apple Podcasts.

Zonder fysiek in Spanje aanwezig te zijn, kunt u via deze weg complexe processen zoals de aankoopakte, hypotheekaanvragen of belastingafhandelingen veilig laten uitvoeren. Voor buitenlandse investeerders is dit de meest efficiënte methode om bureaucratische vertragingen te voorkomen.

Wat houdt een notariële volmacht precies in?

Een notariële volmacht is een strikt formeel document dat uw vertegenwoordiger – zoals het juridische team van Confianz – toestaat om in uw naam te handelen. Het bereik van deze volmacht wordt specifiek afgebakend in de tekst.

In de context van Spaans vastgoed dekt dit doorgaans:

• Het ondertekenen van de aankoopakte (Escritura de Compraventa).

• De afwikkeling van nalatenschappen of onroerende schenkingen

• Het aanvragen van uw Spaans fiscaal nummer (NIE-nummer).

• De oprichting van vennootschappen.

• Het aanvragen van een verhuurlicentie.

Expert Inzicht: “In meer dan 85% van onze dossiers waarbij niet-residenten vastgoed kopen in Spanje, wordt gebruikgemaakt van een volmacht. Het elimineert het risico dat een deal afketst door onvoorziene reisbeperkingen of agenda-conflicten.”

Waarom is een volmacht (bijna) onmisbaar?

Er zijn twee doorslaggevende redenen waarom wij een volmacht adviseren als standaardprocedure bij aankoop.

1. Flexibiliteit in Planning

Spaanse notarissen werken met andere tijdlijnen dan u gewend bent in België of Nederland. De definitieve datum voor het verlijden van de akte wordt vaak pas 10 dagen voor de deadline officieel bevestigd.

• Het probleem: Het is logistiek en financieel onpraktisch om last-minute vliegtickets te boeken en verlof te regelen.

• De oplossing: Met een volmacht kan de akte passeren op de datum die de notaris kiest, zonder dat uw fysieke aanwezigheid vereist is.

Lees meer over de taken van de notaris in Spanje.

2. Administratieve Efficiëntie (Post-Acquisitie)

De aankoop stopt niet bij de notaris. Na de ondertekening volgen diverse tijdrovende formaliteiten waarvoor fysieke aanwezigheid bij Spaanse loketten vaak vereist is.

Met een volmacht handelt uw vertegenwoordiger ook deze zaken af:

• Overdracht van contracten voor water en elektriciteit.

• Opvragen van bankgaranties.

• Aansluiting bij de vereniging van eigenaren (Comunidad de Propietarios).

Tip voor Kopers: Vraag uw makelaar altijd om een actuele video-rondleiding vlak voor de ondertekening als u een volmacht gebruikt. Zo verifieert u de staat van het pand op afstand.

Hoe regelt u een notariële volmacht? (3 Opties)

Er zijn drie manieren om een geldige volmacht op te stellen. De keuze hangt af van uw huidige locatie en budget. Confianz stelt in alle gevallen de juridische tekst (in het Spaans) voor u op.

Vergelijkingstabel Volmacht Opties

*Kosten inclusief legalisatie (Apostille).

Detailuitwerking van de opties:

1. Bij de Spaanse Notaris (Meest Efficiënt):

   U tekent de volmacht terwijl u in Spanje bent, bijvoorbeeld direct na het vinden van de woning en het tekenen van het reservatiecontract. Dit is de goedkoopste en snelste methode.

2. Bij het Spaans Consulaat:

   De Spaanse Consul heeft notariële bevoegdheid. U hoeft niet naar Spanje, maar de administratieve doorlooptijd is langer. U moet vooraf een afspraak maken en documenten correct aanleveren. Dit is de traagste optie (maanden).

3.  Bij een Zweedse notaris (nieuw):
   Wij organiseren een online afspraak bij een Zweedse notaris in het Engels. Dit is snelle optie en de kostprijs is beperkt tot zo’n 350 euro.
4. Bij uw eigen notaris in België/Nederland:

   Indien u niet kunt reizen, tekent u bij uw lokale notaris. In België kan dit ook online. Let op: Dit document is pas geldig in Spanje na legalisatie via de Apostille van Den Haag en vereist vaak een beëdigde vertaling. Dit maakt het de duurste optie.

Geen tijd meer? De “Mandato Verbal” als noodoplossing

Indien de aktedatum vaststaat en er geen tijd meer is om een formele volmacht te regelen (doorgaans duurt dit enkele weken), biedt de wet een alternatief: de Mandato Verbal (mondeling mandaat).

Hierbij verklaart uw advocaat of vertegenwoordiger mondeling gemandateerd te zijn om namens u te tekenen.

• Cruciale voorwaarde: U moet na de ondertekening zo snel mogelijk een akte van ratificatie tekenen bij een notaris (in Spanje of België) om de aankoop rechtsgeldig te maken. Zonder deze ratificatie wordt de aankoop niet ingeschreven in het eigendomsregister.

Lees meer over een mandato verbal.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Is het veilig om een notariële volmacht te geven aan een derde partij?

Ja, mits u werkt met een gereguleerd advocatenkantoor of juridisch adviseur. Een notariële volmacht is nooit onbeperkt; in de tekst wordt specifiek vastgelegd wat de gevolmachtigde wel en niet mag doen (bijvoorbeeld: “enkel voor de aankoop van pand X”). U kunt de volmacht bovendien op elk moment herroepen.

Verloopt een Spaanse notariële volmacht?

In principe is een volmacht onbeperkt geldig tenzij er een specifieke einddatum in is opgenomen of totdat de opdrachtgever overlijdt of de volmacht herroept.

Kan ik een volmacht in het Nederlands tekenen voor gebruik in Spanje?

Neen, de uiteindelijke volmacht die in Spanje gebruikt wordt, moet in het Spaans zijn. Als u in België tekent, wordt de volmacht vaak tweetalig opgesteld (dubbele kolom), of moet er een beëdigde vertaling aan gehecht worden om geaccepteerd te worden door het Spaanse eigendomsregister.

Over de auteur: Glenn Janssens is jurist en gespecialiseerd in Spaanse vastgoedtransacties en fiscale regelgeving. Sinds 2017 helpt hij Belgische en Nederlandse particulieren en ondernemers bij het veilig aankopen en structureren van vastgoed in Spanje. Hij begeleidt dossiers van A tot Z: van due diligence, eigendoms- en belastingcontrole tot vermogensplanning en optimalisatie voor residenten en niet-residenten. Dankzij zijn jarenlange ervaring, honderden behandelde dossiers en focus op transparante communicatie maakt Glenn complexe Spaanse wetgeving begrijpelijk en praktisch toepasbaar voor elke vastgoedkoper.