Moving to Spain: practical formalities

Emigreren naar Spanje vereist een strikte administratieve procedure in zowel België als Spanje. Het proces omvat twee hoofdfasen: de uitschrijving uit de Belgische bevolkingsregisters en de inschrijving als ‘Residente Comunitario’ in Spanje. Wie langer dan 183 dagen per jaar in Spanje verblijft, wordt automatisch fiscaal inwoner, wat directe gevolgen heeft voor uw belastingen en sociale zekerheid.

Wilt u officieel verhuizen naar Spanje? Dit artikel gidst u door de exacte juridische stappen, van het aanvragen van het formulier S1 tot het verkrijgen van uw groene residentiekaart.

Read more about the impact of emigrating to Spain on your taxes.

1. Administratieve stappen in België (Vóór vertrek)

Voordat u vertrekt, moet u uw banden met de Belgische administratie formeel verbreken of wijzigen. Dit is cruciaal om dubbele belasting en problemen met de sociale zekerheid te voorkomen.

Uitschrijving bij de gemeente (Model 8)

U bent wettelijk verplicht uw verhuis naar het buitenland te melden bij de dienst Bevolking van uw woonplaats. Dit doet u ten laatste de dag vóór uw vertrek.

• De procedure: U ontvangt het ‘Model 8’ (getuigschrift van afvoering).

• Waarom belangrijk: Zonder dit document kunt u zich niet inschrijven bij het Belgische consulaat in Spanje en blijft u in principe fiscaal inwoner van België.

Melding aan de Fiscus (Speciale Aangifte)

De fiscus beschouwt uw emigratie als een ‘fiscale afsluiting’. U moet een speciale belastingaangifte indienen voor het inkomstenjaar van uw vertrek.

• De “Split-year” behandeling: Verhuist u bijvoorbeeld op 2 september? Dan geeft u in België enkel de inkomsten aan van 1 januari tot 1 september.

• Blijvende inkomsten: Behoudt u vastgoed in België of ontvangt u Belgische dividenden? Dan blijft u na verhuis belastbaar via de Belasting Niet-Inwoners (BNI).

Expert Tip: “Veel Belgen vergeten dat de Spaanse fiscus (Hacienda) kijkt naar de 183-dagen regel. Verblijft u meer dan de helft van het jaar in Spanje, dan bent u daar belastingplichtig over uw wereldwijde inkomen.”

Sociale Zekerheid & Mutualiteit (Formulier S1)

Uw recht op geneeskundige verzorging mag niet onderbroken worden. Informeer uw ziekenfonds minstens two months before departure.

• Het S1-Formulier: Dit is het cruciale document (Europees formulier) waarmee u uw opgebouwde sociale rechten exporteert naar Spanje. U heeft dit nodig om toegang te krijgen tot de Spaanse publieke gezondheidszorg (Seguridad Social).

• Vlaamse Zorgverzekering: Vergeet niet dat uw aansluiting bij de Vlaamse Zorgkas stopt zodra u zich uitschrijft in België.

Pensioendienst inlichten

Bent u gepensioneerd? Meld uw verhuis twee maanden vooraf aan de Federale Pensioendienst (FPD).

• Uw pensioen blijft behouden en wordt bruto uitbetaald (zonder Belgische inhoudingen), tenzij het om een overheidspensioen gaat (belast in België) of u kiest voor een specifieke regeling.

• Life certificate: Eens in Spanje, zal u jaarlijks een ‘levensbewijs’ moeten opsturen om uw uitbetaling te garanderen.

U vindt alle informatie op de website van de federal pension service.

2. Administratieve stappen in Spanje (Na aankomst)

Zodra u voet op Spaanse bodem zet met de intentie er te wonen, start er een termijn van drie maanden waarbinnen u zich moet regulariseren.

Inschrijving als Europees Inwoner (Residencia)

Binnen de drie maanden na aankomst moet u zich registreren in het Registro Central de Extranjeros bij de Nationale Politie (Policía Nacional) of een Oficina de Extranjería.

• Het Document: U ontvangt de zogenoemde ‘Groene Kaart’ (Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión). Dit is een klein groen kaartje zonder pasfoto.

• Vereisten (Formulier EX-18):

  • Id: Paspoort of ID-kaart.

  • Zorg: Bewijs van ziektekostenverzekering (Formulier S1 of een private polis).

  • Income: Bewijs van voldoende financiële middelen (arbeidscontract, bewijs van pensioen, of banksaldo). Voor een alleenstaande ligt de richtlijn vaak rond de €6.000 – €7.000 op een bankrekening, hoewel dit per regio verschilt.

  • Taks: Betaling van de administratieve taks (Modelo 790 code 012).

NIE-Nummer: Resident vs. Niet-Resident

Er bestaat vaak verwarring over het NIE (Número de Identidad de Extranjero).

• Niet-Residenten NIE (Wit A4): Heeft u als tweedeverblijver al een NIE? Dit nummer blijft dezelfde cijfercombinatie, maar u moet uw status omzetten naar ‘Resident’.

• Residenten NIE (Groene kaart): Dit bewijst dat u in Spanje woont en vervangt het witte A4-tje voor dagelijks gebruik (in combinatie met uw Belgisch paspoort).

Inschrijving in de Gemeente (El Padrón)

De inschrijving in het bevolkingsregister van uw Spaanse gemeente heet de Empadronamiento.

• Waarom: Het ‘Certificado de Empadronamiento’ is nodig om uw auto in te voeren, uw kinderen in te schrijven op school en om toegang te krijgen tot het lokale gezondheidscentrum (Centro de Salud).

• Advantage: In veel gemeenten krijgt u korting op de onroerendgoedbelasting (IBI) of toegang tot goedkopere reistickets (bijv. op de Balearen of Canarische Eilanden).

Inschrijving bij het Belgische Consulaat

Hoewel niet strikt verplicht voor uw verblijf, is inschrijving bij het consulaat in Madrid, Barcelona, Alicante of Tenerife sterk aan te raden.

• Functie: Het consulaat fungeert als uw “gemeentehuis” voor Belgische zaken (identiteitskaarten vernieuwen, paspoorten aanvragen, stemmen voor federale verkiezingen).

Read more about Belgian consular assistance in Spain.

Frequently asked questions (FAQ)

Wanneer word ik fiscaal resident in Spanje?

U wordt fiscaal inwoner van Spanje als u meer dan 183 dagen per kalenderjaar in Spanje verblijft, óf als het zwaartepunt van uw economische of vitale belangen in Spanje ligt (bijvoorbeeld als uw partner en kinderen er wonen). Vanaf dat moment moet u in Spanje belasting betalen over uw wereldwijde inkomen.

Wat is het verschil tussen de ‘Empadronamiento’ en de ‘Residencia’?

The Empadronamiento is simpelweg de registratie van uw adres bij het lokale gemeentehuis (vergelijkbaar met het bevolkingsregister). De Residencia (de groene kaart) is uw officiële verblijfsvergunning als EU-burger, afgegeven door de Nationale Politie. U heeft beide nodig om correct geëmigreerd te zijn.

Kan ik mijn Belgische auto meenemen naar Spanje bij verhuis?

Ja, u mag uw auto meenemen. Als u dit binnen de 60 dagen na uw officiële inschrijving in Spanje doet, bent u meestal vrijgesteld van de Spaanse inschrijvingstaks (Impuesto de Matriculación), die kan oplopen tot 14,75% van de waarde van de auto. U moet de auto wel laten herkeuren (ITV) en voorzien van Spaanse nummerplaten.

Moet ik mijn Belgische bankrekening sluiten?

Neen, dat is niet verplicht. Het is echter wel noodzakelijk om een Spaanse bankrekening te openen voor de domiciliëring van lokale nutsvoorzieningen (water, elektriciteit) en belastingen (IBI). Vergeet niet uw buitenlandse rekeningen te melden bij de Spaanse belastingdienst (via Modelo 720 indien van toepassing).

About the author: Glenn Janssens is a lawyer specialising in Spanish real estate transactions and tax regulations. Since 2017, he has been helping Belgian and Dutch individuals and entrepreneurs to safely purchase and structure real estate in Spain. He guides files from A to Z: from due diligence, ownership and tax control to estate planning and optimisation for residents and non-residents. Thanks to his years of experience, hundreds of handled files and focus on transparent communication, Glenn makes complex Spanish legislation understandable and practically applicable for every property buyer.